Perché dovresti smettere di usare Excel?

Ogni volta che un utente mi chiede aiuto pronunciando una frase che inizia con "Ho un foglio Excel condiviso che..." o "Ho un Excel con una macro che...", personalmente la prima cosa che mi viene in mente è "Non stai usando lo strumento giusto". Hai bisogno di qualcosa, qualcosa di cui forse non sai nemmeno di aver bisogno (probabilmente un database o un software) che dovrebbe coprire quella funzione. E come fai a sapere se hai bisogno di un altro strumento?

Le cose che un'azienda non dovrebbe fare con Excel

- Fai i tuoi calcoli (strutture, impianti, infrastrutture...) in Excel.

- Fare preventivi, gestire ordini, lanciare bolle di consegna con Excel.

- Crea, condividi e archivia report e relazioni in Excel.

- Gestisci i progetti con Excel, Kanban in Excel, Gantt in Excel.

- Tenere traccia del personale, delle assenze, delle timbrature e delle ferie in Excel.

- Archivia le informazioni su clienti e fornitori in Excel.

- Basa la tua contabilità e la tua pianificazione strategica su Excel.

Ma non è tutto: ecco 6 motivi per cui dovresti smettere di usare Excel e cercare uno strumento più adatto alle tue esigenze.

1. Excel è una semplice tabella. Non c'è nulla che ti impedisca di digitare per errore nella cella sbagliata o di spostare o copiare i dati perdendoli.

2. La velocità di un foglio Excel non può essere paragonata all'utilizzo di uno strumento di sviluppo. Operazioni come la ricerca su diverse migliaia di righe, proibitive in Excel, vengono eseguite senza sforzo nel software. Quando fai una ricerca con Excel ci vogliono in media 3 minuti, mentre con altri software puoi fare la stessa ricerca in 0,3 secondi.

3. I fogli Excel possono essere molto grandi e possono accumulare enormi quantità di dati. Ma anche così, non è nulla in confronto a ciò che può essere memorizzato in un database sviluppato. Inoltre, anche se puoi archiviare grandi quantità di dati in Excel, non puoi gestirli correttamente, le ricerche sono lente ed è facile commettere errori e fornire risultati sbagliati.

4. In un foglio Excel non puoi eseguire alcuna azione automatica o ricevere avvisi interni. Il sistema è passivo, non ti informa e non esegue azioni, puoi solo inserire e compilare i dati. Al contrario, lo sviluppo di un software può contemplare un numero qualsiasi di flussi di lavoro, indipendentemente dalla loro complessità (questo non è possibile in un foglio di calcolo).

5. Un foglio Excel non è altro che una tabella. Per quanto tu possa colorarla o modificarne le proprietà, non potrà mai essere paragonata all'interfaccia che puoi ottenere con un'app o un sito web.

6. Nello sviluppo di un software si definisce quali utenti o gruppi di utenti hanno accesso a quali informazioni e quali azioni ciascuno di essi può eseguire.

Questa sicurezza non è possibile con un foglio Excel. Il foglio Excel è un avversario difficile da battere. In primo luogo, perché il suo utilizzo è radicato nell'utente. Sentono di poterlo personalizzare e configurare in base alle loro esigenze. È semplice, familiare, si sentono a proprio agio nell'usarlo. Il problema non è il foglio Excel, che per il resto è un programma davvero fantastico e potente (dai, finalmente l'ho riconosciuto, in fondo lo amo anch'io).

Il problema è l'uso e l'abuso dei fogli Excel. Come direbbe mia madre, quando hai una sola canna, improvvisamente tutto sembra un amo. I fogli di calcolo sono, in breve, programmi che ci permettono di assemblare "piccole utilità" in modo rapido. Ogni volta che qualcuno utilizza un foglio Excel, è perché un programma (o, se vogliamo, uno sviluppatore) non gli ha dato ciò di cui ha bisogno. Il foglio Excel è la risorsa a cui ti rivolgi quando non hai "niente di meglio".

Pertanto, in un contesto di miglioramento continuo, il foglio Excel sarà sempre uno degli anelli deboli e verrà inevitabilmente eliminato.

Al di là dei calcoli veloci o della realizzazione di un paio di grafici, non dovremmo avere bisogno di utilizzare i fogli Excel. Può anche essere utile come abbozzo, o prima soluzione, di quello che in seguito diventerà uno sviluppo specifico, ma un foglio di calcolo non dovrebbe mai essere considerato come una soluzione permanente. Tanto meno come soluzione ottimale o auspicabile. Ovviamente, in nessun caso devi basare i processi fondamentali del tuo sistema aziendale su fogli di calcolo Excel.